10月11日 文化祭実行委員、執行役員合同会議議事録
       庁舎北別館3号 H24年10月11日 19:00〜22:00

出席:執行役員(岩井、生田、石田、森本茂、平岡、山本、小野、森本茂子、鷲山、藤原、溝口)
   文化祭実行委員(森田、横山、合田)

議題
 文化祭開催についての基本的確認
 1.呼びかけ(手伝い)依頼文書について
   ・23日の準備
    参加者は実行委員、実行委員理事5名、執行役員でまかなえるので、
    不参加サークル長には文化祭の観客動員の御願いに変更する(案内文書送付)。

 2.チラシ、プログラム、招待券などの印刷物について
   ・チラシにプログラムを入れ、配布用と当日プログラムを併用
   ・招待券とし、参加サークルには会員数枚を、不参加サークルには 5枚を送付する。
   ・招待状は、市長、副市長、議長、教育長、24名の市議会議員に送付。
    市議会議員を除く4名に、無料お茶券を同封。
   ・お茶券は24日用、25日用、無料券と色分けする。
   .全サークルには会長名の依頼文、プログラム、招待状(券)を手渡しもしくは郵送する)。
    10月末〜11月初に発送する。

 3.その他確認事項
   ・必要な備品(舞台展示とも)名称・数などを把握すること(事務局に問い合わせ)
   ・資料、紹介文など、文書に関するものについても再確認すること。
   ・舞台のサークルごとに、準備する機材、配置などを調査して表にまとめる(当日の進行用)
   ・文化祭の予算は 20万円 ・音響は前年のラボに見積りをとるが16万円は必要になると思う。
   ・講演会(25日午後)について
    チラシ印刷するか否かの問題(前回は2,000枚で18,000円)
   ・舞台の部は当日9時30分集合で良いか?
   ・前日(23日)の準備作業内容を具体化しておく。

 4.次回 実行委員会 10月26日13:30〜 東部交流会館

10月14日追記
 5.集合時間など     集合   開場   開演   講演会  閉場
   11月23日(金) 準備 13:00   −    −    −       (展示品持込、設営は14:00〜)
   11月24日(土) 初日 09:30  10:00  10:30   −   15:00
   11月25日(日)2日目 09:30  10:00  10:30  13:20   15:00

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10月7日 文化祭参加団体会議議事録

                  全体会議からの報告

実行委員長  森田 省三さん (木津の文化財と緑を守る会)
  副委員長  横谷冨士男さん (木津デジカメ研究会)
  副委員長  合田サワ子さん (ラボ・パーティー)

・文化祭行事案内   広報きづがわ 11月号   各新聞社に依頼
・整理券・招待状などを作成し、集客のひとつの方法としては・・・という提案があり、役員会で図ることにする。
・23日の準備に関しては、登録サークルにも呼びかける
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舞 台 発 表 の 予 定 表
副委員長 合田サワ子さん
11月24日(土)  9:30集合  10:00開場 11月25日(日)   9:30集合  10:00開場 
 発表予定時刻   発表サークル    発表予定時刻   発表サークル
10:30   開催挨拶(会長・来賓)  10:30  1.いずみ太鼓 木の鼓
10:45   1.尺八研究会  15分 10:50   2. 尺八と共に
11:00   2.朗読サークル「こだま」   15分 11:05   3.筝曲グループ琴里
11:15=>11:00
に変更
 3.劇団やましろα  X 30分
=>45分
11:25   4.日本舞踊・新舞踊まるみ
11:45   4.ラボ・パーティー   25分 11:45   5.日舞 ときわの会
12:40   5.山城町生涯学習大正琴サークル    12:05   6.琴伝流大正琴グループ
13:00   6.木津中央合唱団    12:25   7.筝曲グループ 奏
13:20   7.社交ダンスグループ    12:50   8.リマインドダンスファクトリー
13:35   8.ゆう舞の会  40分  終 了
│    9.ゆう舞の会・藤 13:20    講 演 会
14:15  10.木津の文化財と緑を守る会    14:50     閉会挨拶 〜 終了
変更1 10月9日 朗読サークル「こだま」取消
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 展 示 の 部 の 決 定 事 項

副委員長 横谷冨士男さん

受付・駐車場整理担当者は別紙
展示会場は  1階 研修室  木津油絵サークル、木津水彩画サークル、京手まり会
                   (配置はサークル間の話し合い)
         2階 会議室1  デジカメ研究会
              〃  2  華道甲州流木津支部
会場のレイアウト図は ここをクリック(Excelのデータがダウンロードされます)
会場の   概略図は ここをクリック
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役割分担表ここをクリックする

準備
11月23日(金) 13:00 集合    14:00 展示設営
  ・展示会場まで展示機材を持ち込むのは全体役員
  ・パネルの組立てなどは、参加サークルがする。
撤収
11月25日(日) 講演会終了後展示物は撤収
          (ただし、時間厳守のこと)15:00〜